VALID Certificadora
09\08\2016

Como não ter dor de cabeça com a certificação digital?

Como não ter dor de cabeça com a certificação digital?

Se você é gestor de escritório contábil e tem dúvidas do que é o Certificado Digital, para que ele serve, continue a ler este artigo. Responderemos estas e outras dúvidas sobre o assunto para que você entenda a importância dessa ferramenta que vai te ajudar a economizar tempo, diminuir custos e aumentar a produtividade do seu escritório ao aderir ao certificado digital.

O que é um certificado digital?

O certificado digital é um documento imprescindível para quem atua na área contábil. Ele é uma identidade virtual, ou seja, permite a identificação segura do autor de uma mensagem ou transação eletrônica com validade jurídica feita através da Web.

O certificado digital contém os dados de seu titular e as informações enviadas são criptografadas (informações em forma de códigos onde somente quem tem a “chave” poderá decifrar este código e ler as informações nela contida), evitando que pessoas indesejadas tenham acesso ao conteúdo.

Esta tecnologia reforça os mecanismos de segurança para transações online.  Como o comércio online (e-commerce) tem crescido de forma constante os certificados digitais têm ganhado um espaço cada vez maior, trazendo segurança, ganho de tempo e comodidade.

Quem pode ter um certificado digital?

O certificado digital pode ser adquirido tanto por pessoas físicas quanto por pessoas jurídicas.

De acordo com o Comitê Gestor do Simples Nacional, a partir de 7 de julho de 2016 empresas que emitem Nota Fiscal eletrônica e tem mais de 4 funcionários deverão adquirir o certificado digital.

Para que serve?

O certificado digital é útil quando é necessário identificar e validar a identidade de um usuário, como em transações bancárias e envio de informações ao fisco.

A grande vantagem é a eliminação de processos burocráticos ou a possibilidade de resolver tudo pela web, sem sair de casa e se dirigir a um órgão público ou cartório.

Nas empresas e em escritórios contábeis é necessário haver um certificado digital para o envio de informações ao fisco como o Sped (Sistema Público de Escrituração Digital), GIA (Gerenciamento de Identidades e Acessos) entre outros.

Sem contar na facilidade de obter documentos junto á Receita Federal.

Obrigatoriedade

  • Toda empresa ou segmento econômico que emite nota fiscal eletrônica (NF-e);
  • Qualquer estabelecimento que emite cupom fiscal eletrônico;
  • Toda pessoa jurídica que transmite o Sped;
  • Para apresentação de declarações junto á Receita Federal Brasileira
  • Empresas com mais de 8 funcionários (mesmo que seja optante pelo regime Simples Nacional)

É a assinatura eletrônica (através do certificado digital) que confirma a veracidade dos documentos e declarações. Todas as empresas que emitem nota fiscal eletrônica (NF-e) são obrigadas a ter o certificado digital.

Como obter?

O primeiro passo é escolher uma autoridade certificadora (AC). A autoridade certificadora segue as normas e diretrizes do órgão que administra e rege a Certificação Digital no Brasil que é o o ITI – Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

Os certificados digitais mais populares são o e-CNPJ e o e-CPF. Como o próprio nome diz, esses certificados nada mais são do que a versão eletrônica de seu CPF (pessoa física) e CNPJ (pessoa jurídica).

e-CPF

Através do certificado digital do e-CPF, você pode simplificar o processo de recolhimento do FGTS, realizar serviços cartoriais pela internet e até obter cópias de declarações do imposto de renda.

e-CNPJ

Com o e-CNPJ você poderá emitir notas fiscais eletrônicas, realizar transações bancárias em meios eletrônicos e assinar documentos digitais com validade jurídica.

Outros certificados digitais

Existem outros certificados como:

  • e-Social – usado para acessar a Conectividade Social – Canal de relacionamento entre empresas e a previdência Social;
  • NF-e – indicado para empresas precisam emitir e assinar notas fiscais eletrônicas.

Cuidados

As informações enviadas através do certificado digital são assinadas através da certificação digital. Essa assinatura é criptografada. Ou seja, a assinatura é indecifrável. O que faz a criptografia da assinatura é a chave privada. Essa chave em conjunto com uma chave pública usa o sistema de criptografia assimétrica (somente quem tem a chave privada e a chave pública podem ter conhecimento do conteúdo do documento enviado).

Senha – é necessário criar uma senha para proteger a chave privada. Ela deve permanecer sempre segura.

Formulação da senha – Para formular a senha que irá proteger a chave privada, utilize uma senha longa, mesclando letras minúsculas, letras maiúsculas, símbolos e números, pois existem programas que foram feitos especialmente para desvendar senhas e roubar os dados protegidos por essa senha.

Não utilizar como senha: datas de aniversários ou nomes de familiares, telefones e endereços. Deve evitar o uso de dados pessoais ou qualquer elemento relacionado à própria pessoa.

Recomenda-se memorizar a senha ao invés de anotá-la.

Computador compartilhado – Se as chaves criptografadas (sistema assimétrico) forem geradas em um computador onde diversos usuários têm acesso, saiba que não é recomendável que o armazenamento da chave privada esteja no disco rígido, pois assim qualquer usuário poderá ter acesso.

O melhor a ser feito é armazenar em um smart card (cartão de memória) ou token (dispositivo eletrônico gerador de senhas).

Tome cuidado com os vírus de computador, eles podem danificar a chave privada.

Token ou Smart Card – se a chave privada estiver armazenada em token ou smart card, tome cuidado onde elas serão guardadas. É prudente mantê-las fisicamente seguras, de preferência em locais de acesso restrito.

Se for necessário deixar o computador ligado, proteja a tela com protetor de tela com senha.

O não uso da senha deixará o acesso às chaves desprotegidas. Assim, qualquer usuário não autorizado terá acesso a este software e conseqüentemente à chave privada e poderá efetuar transações em nome do titular.

Sendo assim, contas bancárias poderão ser movimentas e contratos assinados como se fossem o titular, e isso poderá gerar transtornos para a empresa ou titular da chave privada.

Vale lembrar que o certificado digital é a “identidade” da pessoa no mundo virtual. Sendo assim, é necessário tomar cuidado para evitar que outra pessoa possa agir seu nome e fechar negócios, contratos ou realizar transações bancárias em nome do titular do certificado.

É importante ressaltar que o número de fraudes aumentou principalmente no que diz respeito às transações eletrônicas.

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